Tahapan Transaksi Pembelian

Tahapan Alur Transaksi Pembelian

Secara singkat, alur transaksi pembelian meliputi beberapa tahapan berikut ini, antara lain : 

1. Permintaan Barang (Material Request)
2. Permintaan Penawaran Harga (Quotation)
3. Pemesanan Pembelian (Purchase Order)
4. Penerimaan Barang
5. Pembayaran
6. Retur Pembelian

Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Dalam suatu alur transaksi pembelian ada salah satu tahap yang dinamakan dengan Pesanan Pembelian (Purchase Order). Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian menggunakan form yang dinamakan Material Request (MR) atau Permintaan Barang.

Form ini berisi pengajuan pengadaan barang jenis apa saja dan berapa jumlah barang yang harus dipesan. Permintaan ini diketahui oleh manajer terkait atau penanggung jawab gudang.

Setelah itu, terjadilah proses pembuatan PO oleh bagian pembelian. Proses yang terjadi dalam PO seperti perintah penawaran untuk memilih pemasok atau tender termasuk kontrak, penerbitan PO yang telah disetujui pihak berwenang, dan penyerahan/ pengiriman PO ke pemasok. PO bisa dianggap juga sebagai surat jalan kepada pemasok yang ditunjuk sebelum terjadinya penerimaan barang/jasa.

Penerimaan Barang

Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang atau jasa sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO.

Tahap penerimaan barang atau jasa ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan pemesan.

Faktur atau Invoice

Setelah barang atau jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh pemasok berisi perincian pembelian barang atau jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan), dan jumlah bersih pembelian.

Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.

Pembayaran

Selanjutnya adalah tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada pemasok sesuai dengan invoice yang diterima sebelumnya. Pembayaran utang usaha dapat menggunakan metode tunai atau giro.

Retur

Sesungguhnya retur dapat saja dilakukan sebelum terjadinya pembayaran dan retur pun dilakukan jika memang terdapat kesalahan kirim oleh pemasok atau memang ada kecacatan barang atau ada alasan khusus lainnya.

Retur ini akan mengakibatkan berkurangnya jumlah barang yang telah diakui sebelumnya termasuk berkurangnya jumlah utang usaha (jika utang masih bersaldo atau belum dibayar) atau bertambahnya jumlah kas (jika telah ada pembayaran secara tunai).